Ablauf der Fachkräftevermittlung
In sechs Schritten zu Ihrer Fachkraft aus Indonesien
Der Weg einer Fachkraft aus Indonesien in Ihr Unternehmen braucht Zeit und Sorgfalt. Er dauert ca. 14 bis 24 Monate, je nach Lernbereitschaft, Beruf, Anerkennungsverfahren und Visabearbeitung. Wir begleiten Sie durch jeden Schritt und informieren Sie laufend über den Stand.
- Eine feste Ansprechperson von Anfang an
- Sie entscheiden, wen Sie kennenlernen
- Begleitung auch nach dem ersten Arbeitstag
- 1Bedarf klärenPosition, Qualifikation, Starttermin und Rahmenbedingungen.
- 2AuswahlGeprüfte Profile mit Lebenslauf, Zeugnissen und Sprachstand.
- 3KennenlernenOnline-Gespräche, auf Wunsch eine Hospitation.
- 4VorbereitungDeutschkurs, Fachsprache, Visum und Anerkennung.
- 5StartAnreise, Behördengänge, Wohnungssuche und Einarbeitung.
- 6BegleitungFeste Ansprechperson für Ihr Haus und die Fachkraft.
Wie lange dauert es, Fachkräfte aus dem Ausland einzustellen?
Vom Erstgespräch bis zum Arbeitsbeginn rechnen Sie mit ca. 14 bis 24 Monaten. Den größten Teil nimmt der Sprachkurs in Indonesien ein. Visum, Anerkennung und Anreise organisieren wir zum Teil parallel, damit keine Zeit verloren geht.
Richtwerte. Die Dauer hängt vom Beruf, vom Bundesland, von der Behörde und vom Einzelfall ab. Im Erstgespräch erstellen wir einen realistischen Zeitplan für Ihre Stelle.
Die sechs Schritte im Detail
Sie wissen in jeder Phase, wo die Vermittlung steht. Zu jedem Schritt sehen Sie, was passiert und was Sie selbst einplanen.
- Schritt1
Bedarfsanalyse & Anforderungsprofil
Wir definieren gemeinsam, wen Sie wirklich benötigen.
Im ersten Schritt klären wir gemeinsam:
- Welche Position soll besetzt werden?
- Welche Qualifikation wird benötigt?
- Welche Aufgaben, Arbeitszeiten und Bedingungen gelten vor Ort?
- Welche zusätzlichen Anforderungen bestehen, zum Beispiel Soft Skills?
Ziel: ein klares Anforderungsprofil, anhand dessen wir geeignete Bewerberinnen und Bewerber auswählen.
Dabei klären wir auch den passenden Weg: Fachkraft mit Abschluss, Anerkennungspartnerschaft oder Ausbildung in Ihrem Betrieb.
- Schritt2
Kandidatenauswahl & Matching
Wir stellen Ihnen passende Fachkräfte aus Indonesien vor.
Auf Grundlage Ihres Anforderungsprofils wählen wir geeignete Bewerberinnen und Bewerber aus. Sie erhalten:
- Kandidatenprofile
- Lebenslauf und Zeugnisse
- Sprachstand und Qualifikationen
- Unsere persönliche Einschätzung
Sie entscheiden selbst, wen Sie kennenlernen möchten.
- Schritt3
Kennenlernen & Hospitation
Transparenz vor der Vertragszusage.
Bevor eine Entscheidung fällt, gibt es zwei Formen des Kennenlernens:
- Online-Vorstellungsgespräch
- Auf Wunsch eine Hospitation in Ihrem Haus, sofern sie aufenthaltsrechtlich möglich ist (Konditionen nach Absprache)
Ziel: Klarheit auf beiden Seiten, fachlich wie persönlich.
-
Ab Schritt 4 geht es in Indonesien weiterDeutschkurs, Fachsprache und Kulturtraining finden vor der Ausreise statt, während wir Visum und Anerkennung vorbereiten. - Schritt4
Vorbereitung in Indonesien
Sprachliche, fachliche und kulturelle Vorbereitung.
Nach Ihrer Zusage beginnt die Vorbereitung in Indonesien. Parallel organisieren wir Visum, Dokumente, Anerkennung und Anreise und helfen bei der Wohnungssuche.
Vorbereitung der Fachkraft
- Deutsch mindestens B1 mit Goethe-Zertifikat, Ziel in Deutschland: C1 (Pflege und Kita: gesetzlich B2 bzw. B2/C1)
- Fachbezogene Vorbereitung je nach Bereich
- Kulturelle Vorbereitung für eine gute Integration
- Einblick in Leitbild und Abläufe Ihres Unternehmens
Was wir parallel organisieren
- Unterlagen, Übersetzungen und Termine bei der Deutschen Botschaft
- Anerkennungsantrag oder Anerkennungspartnerschaft
- Auf Wunsch das beschleunigte Fachkräfteverfahren
- Flug, Ankunft und Hilfe bei der Wohnungssuche
- Schritt5
Einreise & Start im Unternehmen
Begleiteter Start in Deutschland.
Wir koordinieren die Anreise und unterstützen die Fachkraft beim Ankommen:
- Abholung am Flughafen
- Anmeldung und Behördengänge
- Orientierung im Alltag
- Einführung in Ihrem Unternehmen
So startet Ihre neue Fachkraft gut vorbereitet, und Sie haben von Anfang an eine feste Ansprechperson.
- Schritt6
Dauerhafte Begleitung & Weiterbildung
Die Begleitung in Deutschland gehört zum Programm.
Auch nach dem Start bleiben wir dauerhaft Ansprechpartner für Ihr Unternehmen und die Fachkraft:
- Regelmäßige Gespräche
- Unterstützung bei Herausforderungen
- Hilfe bei Fragen zu Wohnung, Behörden und Alltag
- Weiterbildung, zum Beispiel Sprachförderung oder Resilienztraining
In anerkennungspflichtigen Berufen wie der Pflege folgt die volle Anerkennung meist 6 bis 12 Monate nach dem Start. Auch dabei begleiten wir Sie.
Fachkraft oder Azubi: Was sich im Ablauf unterscheidet
Die sechs Schritte gelten für beide Wege. Unterschiede gibt es bei Anerkennung, Sprachniveau und Visum. Welcher Weg zu Ihrer Stelle passt, klären wir schon in Schritt 1.
Fachkräfte aus dem Ausland einstellen
- Voraussetzung
- Abschluss im Beruf, etwa Ausbildung oder Studium
- Anerkennung
- Ja, durch die zuständige Stelle. Vor der Einreise oder über eine Anerkennungspartnerschaft in Deutschland
- Deutsch
- mindestens B1, je nach Beruf B2 (z. B. Pflege für die Berufserlaubnis)
- Start
- als Fachkraft oder zunächst in der Anerkennungsphase in Ihrem Team
Azubis aus dem Ausland
- Voraussetzung
- Schulabschluss und Ausbildungsvertrag mit Ihrem Betrieb
- Anerkennung
- Nicht nötig. Den Abschluss macht die Person in Deutschland
- Deutsch
- B1 für das Visum zur Berufsausbildung, Förderung Richtung B2
- Start
- zum Ausbildungsbeginn in Ihrem Betrieb, begleitet über die gesamte Ausbildungszeit
Beschleunigtes Fachkräfteverfahren: Ablauf und Fristen
Mit dem beschleunigten Fachkräfteverfahren nach § 81a Aufenthaltsgesetz beantragen Sie als Arbeitgeber die Einreise bei der Ausländerbehörde, mit Vollmacht der Fachkraft. Das ist für Fachkräfte, für die Anerkennungspartnerschaft und auch für Azubis möglich. Wir bereiten Vollmacht und Unterlagen vor und besprechen mit Ihnen, ob sich das Verfahren lohnt.
- Vollmacht: Die Fachkraft bevollmächtigt Ihren Betrieb und übergibt Pass und Nachweise zur Qualifikation.
- Ausländerbehörde: Sie nehmen Kontakt mit der zuständigen Behörde auf, meist eine zentrale Stelle im Bundesland.
- Vereinbarung: Sie schließen mit der Ausländerbehörde eine Vereinbarung, die Ihre Pflichten im Verfahren regelt.
- Anerkennung: Die Anerkennungsstelle prüft die Gleichwertigkeit des Abschlusses, falls der Beruf das verlangt.
- Bundesagentur für Arbeit: Sie prüft, ob Lohn und Arbeitsbedingungen tariflich oder ortsüblich sind.
- Vorabzustimmung: Die Ausländerbehörde erteilt die Vorabzustimmung zum Visum und schickt sie Ihnen.
- Visum: Die Fachkraft beantragt das Visum bei der Deutschen Botschaft in Jakarta.
Fristen im beschleunigten Verfahren
- 2 Monateentscheidet die Anerkennungsstelle in der Regel, sobald die Unterlagen vollständig sind
- 1 Wochehat die Bundesagentur für Arbeit. Meldet sie sich nicht, gilt die Zustimmung als erteilt
- 3 Wochenbis zum Termin bei der Auslandsvertretung
- 3 Wochenbis zur Entscheidung über das Visum nach vollständigem Antrag
Für das Verfahren fällt eine Gebühr der Ausländerbehörde an. Ein Visum garantiert es nicht. Quelle: Make it in Germany. Mehr dazu im Ratgeber zu Fachkräfteeinwanderung, Anerkennung und Visum.
Sie möchten den Ablauf im Detail besprechen?
Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir die Schritte für Ihr Haus durch und sagen Ihnen ehrlich, was realistisch ist.
- Ihr Bedarf: Bereich, Anzahl der Stellen, Startzeitpunkt
- Der passende Weg: Fachkraft, Anerkennungspartnerschaft oder Ausbildung
- Ein realistischer Zeitplan bis zum ersten Arbeitstag
Wie lange dauert der gesamte Vermittlungsprozess?
Ca. 14 bis 24 Monate vom ersten Gespräch bis zum Arbeitsbeginn. Die größten Zeitfaktoren sind der Spracherwerb, der stark von der Lernbereitschaft abhängt, das Anerkennungsverfahren und die Bearbeitungszeit für das Visum.
Können wir die Bewerberinnen und Bewerber vorab kennenlernen?
Ja. Sie lernen Ihre Favoritinnen und Favoriten in Online-Gesprächen kennen. Auf Wunsch prüfen wir, ob eine Hospitation in Ihrem Haus möglich ist.
Was müssen wir als Arbeitgeber im Ablauf selbst tun?
Weniger, als viele denken. Sie nehmen sich etwa eine Stunde für das Erstgespräch und zwei bis drei Stunden für Auswahl und Kennenlernen. Danach brauchen wir vor allem Ihren Arbeits- oder Ausbildungsvertrag, Unterschriften und gegebenenfalls eine Vollmacht. Zum Start planen Sie eine Einarbeitung mit fester Ansprechperson im Team ein. Unterlagen, Anträge und Termine übernehmen wir.
Was ist das beschleunigte Fachkräfteverfahren?
Ein Verfahren nach § 81a Aufenthaltsgesetz, bei dem Sie als Arbeitgeber mit Vollmacht der Fachkraft die Einreise bei der Ausländerbehörde vorbereiten. Für Anerkennung, Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit, Termin und Visumentscheidung gelten dann kurze Fristen. Das Verfahren kostet eine Behördengebühr und ist für Fachkräfte, Anerkennungspartnerschaften und Azubis möglich. Ob es sich in Ihrem Fall lohnt, besprechen wir mit Ihnen.
Wie lange dauert das Visum für Fachkräfte aus Indonesien?
Ohne beschleunigtes Verfahren dauert die Bearbeitung nationaler Visa bei der Deutschen Botschaft in Jakarta laut Botschaft mindestens mehrere Wochen, in Einzelfällen bis zu drei Monate. Mit dem beschleunigten Fachkräfteverfahren soll der Termin innerhalb von drei Wochen stattfinden und die Entscheidung innerhalb von drei weiteren Wochen fallen. Vollständige Unterlagen sind in beiden Fällen der wichtigste Faktor.
Unterscheidet sich der Ablauf bei Azubis aus dem Ausland?
Die sechs Schritte sind gleich. Für Azubis entfällt die Anerkennung, weil der Abschluss in Deutschland erworben wird. Nötig sind ein Ausbildungsvertrag mit Ihrem Betrieb, Deutsch auf B1 und ein Visum zur Berufsausbildung. Wir begleiten Azubis über die gesamte Ausbildungszeit.
Ab wann arbeitet die Fachkraft bei uns mit?
Direkt nach der Ankunft und der Einführung in Ihrem Unternehmen. In anerkennungspflichtigen Berufen wie der Pflege arbeitet die Fachkraft zunächst im Rahmen der Anerkennung mit, die volle Anerkennung folgt meist 6 bis 12 Monate nach dem Start, je nach Bundesland. Azubis beginnen zum vereinbarten Ausbildungsstart.
Wann zahlen wir was?
Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Wenn Sie danach in den Prozess einsteigen, fällt eine monatliche Servicegebühr an, die Sie jeden Monat mit einer Frist von einem Monat kündigen können. Die Vermittlungspauschale zahlen Sie erst, wenn alle Punkte geklärt sind und das Visum erteilt ist. Alle Beträge stehen vorab in Ihrem Angebot.
Was passiert, wenn es vor dem Start nicht klappt?
Springt jemand vor der Einreise ab, besteht die Sprachprüfung nicht oder wird das Visum abgelehnt, suchen wir gemeinsam mit Ihnen eine Lösung. Bei einer Visumablehnung prüfen wir zuerst den Grund, denn oft lässt sich der Antrag nachbessern. Alternativ schlagen wir Ihnen eine andere passende Person vor. Was im Einzelfall gilt, regelt Ihr Angebot.
Ablauf für Ihr Haus besprechen – kostenlose Erstberatung
Erzählen Sie uns, welche Stellen offen sind und wann Sie Verstärkung brauchen. Wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags und erstellen mit Ihnen einen realistischen Zeitplan.
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